Δημόσιο: Ηλεκτρονικά και με χρονοσφραγίδα όλα τα έγγραφα από το 2017

Όλες οι διαδικασίες που καταλήγουν στην έκδοση διοικητικών πράξεων εκ μέρους των φορέων του Δημοσίου (π.χ. η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής), καθώς και λοιπές διαδικασίες χειρισμού εγγράφων εντός της κάθε υπηρεσίας (π.χ. η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών), θα πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.

Αυτό προβλέπει το άρθρο 24 του νόμου για την κινητικότητα, το οποίο προβλέπει τη θέσπιση ηλεκτρονικής διαδικασίας έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα.

Η ρύθμιση κρίνεται αναγκαία για τρεις στόχους:

• Εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας
• Διαφάνεια στη δημόσια διοίκηση και
• Δημόσια διοίκηση πιο φιλική προς το περιβάλλον.

Με την εφαρμογή της ρύθμισης θα επιτευχθεί, όπως επισημαινόταν στην αιτιολογική έκθεση που συνόδευε το νομοσχέδιο, μέγιστη δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014). Μάλιστα, είναι σημαντική μια ακόμη επισήμανση: Αν και από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, το Ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δισ. ευρώ εμμένοντας στη χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.

Σε όλο το Δημόσιο από το 2017

Η ισχύς της ρύθμισης αρχίζει για το σύνολο των υπουργείων από την 1η Ιουλίου 2017. Δίνεται όμως και μια διασταλτική δυνατότητα στο χρονοδιάγραμμα, καθώς ορίζεται ότι η έναρξη ισχύος δύναται να παραταθεί έως την 1η Ιουνίου 2017 με κοινή απόφαση του υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης, αρμόδιου για θέματα Διοικητικής Μεταρρύθμισης και του καθ’ ύλην αρμόδιου υπουργού.

Αναλυτικότερα, ολόκληρο το άρθρο:

Άρθρο 24

Ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα

Το άρθρο 12 του Ν. 3979/2011 (Α ́ 138) αντικαθίσταται ως εξής: «Άρθρο 12
1. Με την επιφύλαξη ειδικών διατάξεων όλες οι διαδικασίες για την έκδοση διοικητικών πράξεων και λοιπών εγγράφων από τους φορείς του Δημοσίου, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση υπογραφής, η χρέωση προς ενέργεια εισερχομένων εγγράφων, η εσωτερική διακίνηση, καθώς και η αρχειοθέτησή τους πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.), με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.
Με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του οικείου Υπουργού δύναται να οριστούν εξαιρέσεις από την εφαρμογή του προηγούμενου εδαφίου. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα μεριμνά για την προσαρμογή των επιχειρησιακών διαδικασιών του προς το σκοπό της βέλτιστης εφαρμογής της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
2. Με την επιφύλαξη ειδικών διατάξεων, η διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση διοικητικών πράξεων και εγγράφων κάθε είδους μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα πραγματοποιείται αποκλειστικά με χρήση Τ.Π.Ε..

3. Με την επιφύλαξη ειδικών διατάξεων, η διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση διοικητικών πράξεων και εγγράφων κάθε είδους μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και τρίτων, φυσικών και νομικών προσώπων, επιτρέπεται να πραγματοποιείται με χρήση Τ.Π.Ε.

4. Από τις διατάξεις των παραγράφων 2 και 3 εξαιρούνται ως προς τη διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από το νόμο απαγόρευση χορήγησης αντιγράφων. Αν η επιδιωκόμενη από τρίτο, φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή απευθυνόμενη σε τρίτο, φυσικό ή νομικό πρόσωπο, πράξη αφορά έγγραφα, τα οποία περιλαμβάνονται στο προηγούμενο εδάφιο, ο φορέας του δημόσιου τομέα υποχρεούται να ενημερώνει εγκαίρως και με τον προσφορότερο κάθε φορά τρόπο τον ενδιαφερόμενο. 5. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του Υπουργού Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης ορίζονται τα πρότυπα και οι ελάχιστες προδιαγραφές μορφής και αναγκαίων στοιχείων των ηλεκτρονικών εγγράφων που εκδίδουν οι φορείς του δημόσιου τομέα, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα.
6. α) Το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης και το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης μεριμνούν για την ανάπτυξη και λειτουργία κεντρικού ηλεκτρονικού συστήματος για την αυτόματη ηλεκτρονική ανταλλαγή και διακίνηση εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου, καθώς και για την ανταλλαγή εγγράφων με φορείς άλλων χωρών. Το κεντρικό αυτό ηλεκτρονικό σύστημα, το οποίο παρέχεται ως υπηρεσία σε όλους τους φορείς του Δημοσίου, αξιοποιεί για τη λειτουργία του το Ψηφιακό Οργανόγραμμα του άρθρου 16 του παρόντος. Κάθε φορέας μεριμνά για τη διαλειτουργία της υφιστάμενης υποδομής, διαχείρισης εγγράφων ή του Σ.Η.Δ.Ε., που διαθέτει με το κεντρικό σύστημα, καθώς και για την απόκτηση εγκεκριμένης ψηφιακής υπογραφής από την Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (Α.Π.Ε.Δ.) ή από άλλο πιστοποιημένο πάροχο αναγνωρισμένων πιστοιποιητικών.
β) Όσοι φορείς διαθέτουν Σ.Η.Δ.Ε. δύναται να συνεχίσουν την αυτοτελή λειτουργία του για περιορισμένο χρονικό διάστημα, έως ότου ολοκληρώσουν τη διασύνδεσή του με το κεντρικό σύστημα της ανωτέρω παραγράφου. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του Υπουργού Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης, καθορίζονται τα κοινά πρότυπα διασύνδεσης και διαλειτουργικότητας των Σ.Η.Δ.Ε., οι διαδικασίες, καθώς και τα σχέδια διαλειτουργίας με το κεντρικό σύστημα.
7. Το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης είναι αρμόδιο για τη διατύπωση των σχετικών προτύπων και το συντονισμό της εφαρμογής των διατάξεων του παρόντος άρθρου. Η Γενική Διεύθυνση Μεταρρυθμιστικής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης είναι αρμόδια για την υποστήριξη των φορέων του δημοσίου τομέα.

8. Η ισχύς του παρόντος άρθρου αρχίζει για το σύνολο των Υπουργείων από την 1η Ιουλίου 2017. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του καθ ́ ύλην αρμόδιου Υπουργού, η έναρξη ισχύος δύναται να παραταθεί σε εξαιρετικές και ειδικά αιτιολογημένες περιπτώσεις έως την 1η Ιανουαρίου 2018. Η ημερομηνία έναρξης ισχύος για τους υπόλοιπους φορείς του Δημοσίου, όπως τα Ν.Π.Δ.Δ., τις ανεξάρτητες και ρυθμιστικές αρχές, το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους και τους ΟΤΑ α ́ και β ́ βαθμού, καθορίζεται με απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και σε κάθε περίπτωση όχι αργότερα από τις 31 Δεκεμβρίου 2018.
9. Με την παρέλευση των ανωτέρω ημερομηνιών κάθε πράξη και κάθε απόφαση που εκδίδονται κατά παράβαση των διατάξεων του παρόντος άρθρου δεν εκτελούνται.
10. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του Υπουργού Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης ρυθμίζονται τεχνικά θέματα και λεπτομέρειες για την εφαρμογή των διατάξεων του παρόντος άρθρου.»

Πηγή: aftodioikisi.gr